細分化が鍵！タスク管理で業務効率UPを図ろう！

皆さんは日々の仕事を上手く回せていますか？自分が思い描いたスケジュール通りに業務を進めれていますか？

僕は出来ていませんでした。前日の明日やるべきタスク一覧をまとめて翌日それを元に仕事をするのですが、時間内にタスクが全然終わりません。なので、毎日翌日に業務を持ちこし。そんな日々を送ってました。

そんな僕が細分化によるタスク管理をすることによって今まで完了できなかったタスクを完了できるようになりました。

今日はそんなタスクの細分化とタスク管理について話していきます。

タスクの細分化による業務効率向上のファーストステップはまず、自分の抱えてるタスクを、大きなジャンルで全て書き出すことです。手書きでもパソコンで打ち出しても構いません。

大事なのは関連した細かいタスクも含めた大きなタスクを一覧にすることです。

例えば、会議の資料作成と会議場所の予約というタスクがあればそれはまとめて会議の準備で大丈夫です。

これをすることによってまず自分がどんなタスクを持ってるかが明確になります。

そうすると、どのタスクを先にやるべきかが明確になり、優先順位を正しくつけることが可能になります。

タスクを効率よく管理していく次のステップは、先程書き出した大ジャンルのタスクを細かく細分化していくことです。

大事なのは本当に細かく細分化することです。

先程の会議の準備であれば、まずは会議資料作成と会議場所予約の2つに分けれます。この2つはまだ細かくできるはずです。会議資料作成は資料で伝えたいことを書き出す、資料に使う画像やデータを集める、資料のプレゼンの練習をする等、3つや4つにさらに分解できます。

会議場所の予約も、必要な機材や広さ場所を決める、条件にあった会議場所の選定、電話又はウェブでの予約等、3つ以上に分解できるはずです。

よく、大きいタスクジャンルの洗い出しまではしていて、それだけでスケジュールを組んでいます人がいます。僕もそうでした。

ただそれだと全体は把握できるのですが、タスク一つ一つにかかる時間までは中々想定できません。なので、予想以上にタスクに時間がかかってしまい、終わらないなんてことが起きます。

しかし、このようにしっかり細かくタスクを分解できれば細かいタスクにかかる時間を元に大きなタスクにかかる時間を計算できるので、スケジュール通りに進めやすくなるのです。

タスクを細かく細分化したあとは、その細かいタスクを週間や月間のスケジュールに組み込んでいきます。

ポイントは、細分化したタスクを1日や2日でまとめてやろうとしないことです。ある程度タフな業務は細分化した上で1日にやる量は少なめにして少しずつやっていく事で仕事の効率を上げることができます。

よく大事なタスクを直前まで残して前の日などに徹夜してやっている人がいます。僕も昔はそうでした。しかしこれは相当ストレスですし、時間がないので妥協して中途半端な結果しかうみません。

1日でまとめてやろうとしていたタスクは細分化して1週間かけてやりましょう。そしたらストレスもかからず、より良いアイディアが生まれるかもしれません。

いかがでしたでしょうか。

効率的にスレレスフリーにタスクを管理し、こなして行く方法、そんなに難しくないですよね？

単純に大きなタスクを洗い出し、それを細かく分解し、何日もかけてゆっくりやっていくだけです。これを時間のかかるタスク全てに当てはめてやっていけば、1日の仕事の効率がグッと上がること間違いなしです！是非実践してみて下さい。

よつブログ。