怒ってはだめ！ミスを連発する部下への正しい7つの対応法
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おはようございます、最近朝が辛いよつぶです。
最近父親の会社で何度言ってもミスを連発する社員をどうすればいいのかと相談され、真剣に調べたり聞いてみたりしながら対応法を考えてみました。
ミスを多くする人ってどこにでもいますよね。僕の前の会社にもミスをたくさんする人がいていつも上司に怒鳴られてました。
でもそうゆう人って何度怒られようがミスが減らないんですよね。それはもちろんミスをする人にも原因はありますが、上司の対応方法にも大きな原因があります。
そこで、今回はミスを連発する社員、部下への正しい対応方法を紹介していきたいと思います。
怒ってはいけない
まず第一前提として、ミスを連発する部下を頭ごなしに怒ってはいけません。よくみんなの前で「こんなこともできないのか！」「何度やったらわかるんだ！」とか罵倒している上司がいますが、これは論外です。部下のプライドを傷つけてモチベーション低下に繋がるだけで何のメリットもありません。
怒らないにしろ、部下に注意をする、訂正するなどは必要な場合は絶対にあります。それでも部下の仕事を指摘、訂正する時はできる限り二人きりの状態で行いましょう。「めんどくさいなー」と思われるかもしれませんが、部下のモチベーションの低下は新たなミスを誘発するきっかけになるので重要なことなのです。
原因を追求する
部下がミスを連発した時は、単純に正しいやり方を教えるだけではダメです。なぜミスを連発したのか理由を見つける必要があります。その理由を解決しない限り、同じミスは続くでしょう。
例えば、上司に確認や質問がしづらい状況があるため部下が独断で進めてしまってミスに繋がると言ったことはかなりあります。
「わからないことは何でも聞いてね！」と言いつつ聞いたら「そんなこともわからないのかよ！」と怒られ、それから何も聞けなくなってしまいミスに繋がると言ったパターンはよくあります。
ミスの原因が部下だけにあると思い込まずに、冷静に自分や周りの環境も含め、部下にヒアリングしながら理由を突き詰めて根本的な解決をする必要があります。
タスク管理の徹底
ミスを連発する部下や社員には自分のタスク管理が上手くできないという共通点があります。
どんな業務でもある程度タスクが増えてくると、頭の中だけでは整理できず、必ず漏れが発生します。この漏れを防ぐためにもタスクを頭以外で管理・整理することが必要です。
僕もコンサルでよく導入させるのが「タスク管理表」で、タスク一覧に内容と期日、優先度を書いて毎朝と仕事終わりにチェック＆整理すると言ったものです。
こういったツールを利用することで、漏れはもちろん、効率化にも繋がりますし、常に自分の業務を把握できるようになるのでミスは激減されます。
メモとマニュアルの活用
ミスを連発する人はメモの活用ができていない人が多いです。「簡単だからメモしなくていいや」「後でやろう」などと頭で考えていると忘れてしまうといったことは少なくありません。
業務を指示されたらそのやり方と期日はしっかりとメモするようにしましょう。
複雑な業務やルーチン業務がある場合は上司が手伝いながら部下の業務マニュアルを一緒に作成しましょう。メモだけだとそのうち埋もれてしまいますし、マニュアルは新しい人が入ったらそのまま引き継ぐことができるので便利です。
優先順位の確認
ミスを連発したり、仕事が遅い人は優先順位を上手く付けられていない人が多いです。頼まれた仕事の順に作業したり、 新しく来た仕事から手をつけたりしていては、本当に大事な業務を見落とします。
そんな時は、上司から部下に優先順位の付け方や現状のタスクの優先順位を確認して、間違っていたら直してあげましょう。さらに、何でこの業務が優先されるのかも詳しく説明してあげることも必要です。
報連相の徹底
ミスを連発してしまう原因の一つは、上司に確認をせずに勝手に進めてしまうことです。自分の判断で進められるレベルに到達している人であれば問題ないですが、そうでない人は途中経過を何度も報告して確認する必要があります。
それは、上司が報連相を部下がしやすい環境や制度を作ってあげる必要があります。部下にただ「報連相もっとして！」と言うのではなく、どうやったら部下が報連相しやすいのかを考えて環境を作ってあげましょう。
なので、部下からの質問はどんなことであれ、何度目であれ、しっかりと聞いて答えてあげましょう。絶対に「何回言えばわかるの！」などと怒ってはいけません！
シンプルワークから始める
ミスを連発している原因の一つに、タスクの量や質がその人に重すぎるといったものがあります。例えば入社したばかりの新人に、いきなり会議の資料を作成させたり、多くのタスクを振っていてはそれはもちろん手に負えません。
さらに、マルチタスクが苦手な人は世の中にたくさんいます。そんな人に複雑な業務をいくつも振っては対応できない場合が多いです。
そんな時は、一度業務量を減らし、シンプルタスクを振ってあげましょう。それが上手くできるようになったら、少しずつ量や複雑な業務を増やしていけばミスは少なくなるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ミスを連発されるとついつい頭にきて、頭ごなしに怒ってしまいがちです。
確かに自分が若い頃と比べると、部下はできていない人が多いかもしれません。でも成長スピードや能力は人それぞれです。
もしかしたらあなたが特別できる人間なのかもしれません。自分や他の人と比較するのではなく、ゆっくりとその人の成長スピードに合わせて対応してあげることが上司の役割だと僕は思います。
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